Een goede ledenadministratie is van cruciaal belang voor zowel een club als voor een sportbond als de Nederlandse Tafeltennisbond. Voor het beheer van de verenigingsgegevens in ons administratieprogramma NAS vragen we verenigingen om aandacht te schenken aan een aantal belangrijke zaken.
Elke vereniging is zelf verantwoordelijk voor de juiste informatie in NAS. Deze informatie gebruiken we onder andere voor het toesturen van facturen en voor het sturen van mailings. Ook gebruiken we deze informatie voor het geven van de juiste rechten in NAS. Voorbeelden: de ledenadministrateur kan de ledenadministratie beheren, de penningmeester kan facturen inzien en de wedstrijdsecretaris kan teams aanmelden en uitslagen beheren. Het is daarom van belang dat de informatie in NAS correct is.
We ervaren met name problemen bij wisseling van functionarissen. Voor een goed beheer zijn de volgende acties van belang bij kaderwisselingen:
- Muteren van de gegevens in NAS.
- Waar nodig: aanvragen van de juiste rechten in NAS.
- Overdracht van de taken.
Het Bondsbureau van de NTTB
Overige informatie
Let op: Het is niet toegestaan om in te loggen met de toegangsgegevens van andere bestuurs- of kaderleden. In december hebben we een mail gestuurd met informatie betreffende de ledenadministratie voor het nieuwe jaar. Deze informatie vind je hier. In NAS vind je onder “help” informatie over diverse onderwerpen. Voor alle vragen over NAS kun je ook contact opnemen met Ineke de Graaf.
Digitale ledenpas
Onderdeel van de NTTB App met het digitale wedstrijdformulier is ook een digitale ledenpas. Deze zal op termijn de huidige ledenpas vervangen. Hiervoor is het van belang dat de ledenadministrateur zorgt voor actuele emailadressen in NAS. Registratie voor de app geschiedt namelijk door de combinatie van bondsnummer en het emailadres zoals geregistreerd in NAS. Ook van belang voor de vereniging: de AVG-wet. Hier lees je alles over de Privacywet en bekijk ook de speciale brief aan verenigingen over dit onderwerp.
Organisatie bondsbureau NTTB
Een compleet overzicht van de bureauorganisatie vind je in het organogram. Recente veranderingen: Mariska de Boer heeft eind 2019 afscheid genomen als Bondsbureaumedewerker. Zij was voor al onze verenigingen het aanspreekpunt op het Bondsbureau voor de financiële administratie en ook voor de verenigings- en ledenadministratie in NAS. Hier staat toegelicht hoe haar werkzaamheden herverdeeld zijn. Miranda Biesbroek heeft de financiële taken overgenomen. Ineke de Graaf is nu verantwoordelijk voor de werkzaamheden in NAS. Teun Plantinga is hoofd van de afdeling financiën.